Tuesday, January 12, 2010

CARGO AREA

Cargo Handling adalah suatu rangkaian proses pekerjaan penyelesaian kargo saat mulai diterima sampai dimuat ke dalam pesawat untuk diangkut dari suatu kota ke kota lain di dalam dan luar negeri.

- Proses pekerjaan antara lain adalah :

1. Penerimaan (Acceptance).

2. Timbang barang.

3. Pembuatan Dokumen Angkut (Documentation).

4. Build-up / Break-down dari dan pallet/container atau gerobak.

5. Penarikan dari gudang ke pesawat dan sebaliknya.

6.Loading ke pesawat dan unloading dari pesawat.

7. Penyimpanan (storage).

8. Pengiriman (delivery)

Cargo Handling dapat berjalan baik apabila sistem dan prosedur serta sarana dan prasarana yang dimiliki gudang dan pergudangan di masing–masing stasiun mencukupi dan pelaksanaan pekerjaan dilakukan dengan benar sesuai operating procedure.

  1. Sistem

  • Untuk pembuatan bukti timbang barang / BTB digunakan program yang di-install dalam Computer.

  • Manifest Cargo dibuat dengan menggunakan mengisi form yang telah tersedia.

2. Prosedur
  • Setiap gudang mempunyai acuan kerja yaitu Standard Operation Procedure (SOP); berupa tindakan yang harus dilaksanakan petugas gudang agar pekerjaan operasional dapat berjalan lancar.

  • Peraturan mengenai syarat dan tata cara menerima, menyusun barang kiriman ke pallet dan kontainer serta menarik dan memuat barang ke pesawat secara korporasi terdapat dalam manual Airlines.

  • Peraturan lainnya terdapat dalam Cargo Information Notice sebelum dibakukan dalam manual.

  • Pencatatan kegiatan sehari-hari antara shift terutama bila terjadi irregularities dilakukan dengan mengisi log book.

  1. Sarana & Prasarana di Gudang

  • Timbangan

  • Computer

  • Printer

  • Ruang kantor, telepon.

  • Mesin X Ray

  • Mesin Telex

  • Fasilitas bergerak

  • Fasilitas tidak bergerak

- Dokumen-dokumen pendukung pengiriman kargo

Dokumen pendukung dalam penanganan dan pelayanan handling kargo dapat diketahui beberapa hal :

I. DOMESTIK

1. Acceptance : CBA (cargo booking advice), PTI (pemberitahuan tentang isi), BTB (bukti timbang barang), SMU (surat muatan udara), CN 38 (pos), Shipper Declaration for Dangerous Goods, Checklist for Dangerous Goods, DB (delivery bill), DRSC (untuk kasir)/ Bordrel, dan Pertelaan (untuk kasir).

2. Out Going : CBA (cargo booking advice), CLP (cargo load plan), SMU (surat muatan udara), CN 38 (pos), Checklist Buildup, Manifest Cargo Outbond, NOTOC (Notification to Captain), DO (delivery order) penarikan kargo.

  1. Incoming : Manifest Cargo Inbound, SMU (surat muatan udara), NOA (notice on arrival), DO (delivery order), DB (delivery bill), Surat Jalan, DRSC (untuk kasir), dan Pertelaan.

  1. EXPORT

  1. Acceptance : CBA (cargo booking advice), SLI (shipper`s letter of instruction), BTB (bukti timbang barang), Shipper Declaration for Dangerous Goods, Checklist for Dangerous Goods, Shipper Certification for LAR, AWB (airwaybill), CN 38 (pos), Payment Voucher, CCA, DB (delivery bill), DRSC (untuk kasir)/ Bordrel, Pertelaan (untuk kasir), dan PEB/PEBT (pemberitahian export barang tertentu).

  1. Movement : CBA (cargo booking advice), CLP (cargo load plan), AWB (airwaybill), CN 38 (pos), Checklist Build up, Build up Report, Manifest Cargo Outbound, NOTOC (notification to captain), dan DO (delivery order) penarikan kargo.

  1. Transit : Manifest inbound dan Manifest outbound, AWB (airwaybill), CN 38 / AV 7 (pos), Checklist Build up, NOTOC (notification to captain), DO (delivery order).

  1. IMPORT

  1. Acceptance : Manifest Cargo inbound, AWB (Airwaybill), Checklist break down, dan Overbringen.

  1. Document Processing : Manifest cargo Inbound, AWB (airwaybill), NOA (notice on arrival), DO (delivery order), Pecah PU, DB (delivery bill), OR (office receive), DRSC (untuk kasir), dan Pertelaan.

  1. Warehouse : DO (delivery order), Surat Jalan, BC 1.2 (untuk Bea & Cukai), dan PIB/PIBT (pemberitahuan impor barang tertentu).

  1. Rush Handling : Manifest Cargo inbound, AWB (airwaybill), CN 38/AV-7 (pos), DO (delivery order), DB (delivery bill), Surat Jalan, BC 1.2 (untuk Bea & Cukai), BC 2.3 (untuk Bea dan Cukai barang pabrik setengah jadi), DRSC, dan Pertelaan.

- Pihak – pihak Terkait dalam Pengiriman Cargo

Ada tiga pihak utama yang terkait dengan pengiriman kargo, yaitu
a. Pihak pengirim ( shipper )
Shipper bisa berupa perorangan, badan usaha, dilakukan secara langsung tanpa perantara, atau melalui jasa ekspedisi muatan kapal laut atau ekspedisi muatan pesawat udara.
b. Pihak pengangkut ( carrier )
Carrier bisa berupa cargo sales airline, cargo sales agent, airline / air charter yang juga berfungsi sebagai pengangkut kargo.
c. Pihak penerima ( consignee )
Consignee bisa berupa perorangan, badan usaha maupun dalam bentuk cargo agent.


- Jenis – jenis Kargo

IATA Air Cargo Regulation (Ref: IATA AHM dan IATA DGR serta IATA TACT Rules) mengelompokkan beberapa jenis kargo ke dalam dua golongan besar, yaitu
a. General Cargo
adalah barang – barang kiriman biasa sehingga tidak memerlukan penanganan secara khusus, namun demikian tetap harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam hal pengepakan supaya isinya dapat ditampung dalam cargo space.
b. Special Cargo
adalah barang – barang kiriman yang memerlukan penanganan secara khusus.
Barang – barang, benda – benda atau bahan – bahan yang termasuk dalam kategori ini adalah: AVI, DG, HUM, PER, PES, PEM, HEA, dll.
1) Explosive Material, dengan kode REC. Barang ini mudah meledak, karena mengandung zat – zat kimia yang mudah meledak. Contoh: adalah amunisi, petasan, dll.
2) Flammable goods
Barang ini mudah terbakar baik dalam bentuk gas (RFG), padat (RFS) maupun dalam bentuk cair (RFL). Contoh: oxigent.
3) Non Flammable Compressed Gas (RNG), contoh: film.
4) Corrosive Material (RCM)
Barang ini dapat menimbulkan karat. Contoh: air raksa dan zat asam.
5) Irritan Material
Barang atau bahan yang mengandung zat perangsang atau dapat merangsang benda – benda lainnya, seperti alcohol, gas dan spiritus.
6) Magnetized Material (MAG)
Barang yang mengandung unsur magnetic. Contoh: kompas, loudspeaker, dll.
7) Oxidizing Material
Barang yang mudah terbakar bila bereaksi dengan O2. Contoh: zat pemutih, nitrat, peroksida.
8) Fragile goods (FRG)
Barang – barang yang mudah pecah-belah. Contoh: barang terbuat dari porselen, kaca gelas, dll.
9) Poisonous Substances (RPS)
Barang – barang berupa racun, pengangkutannya harus ada izin dari yang berwenang. Contoh: cianida, arsenik, dll.
10) Radio Active Material
Bahan – bahan yang mengandung radio aktif.
11) Valuable Goods (VAL)
Barang – barang berharga dan mengandung unsur kimia lainnya di dalamnya. Contoh: logam mulia, perhiasan, kertas / dokumen berharga.
12) Wet Freight
Golongan barang – barang yang berbentuk cairan atau barang padat yang bercampur dengan cairan sehingga pemuatannya harus dalam kontainer. Contoh: daging segar, udang basah, makanan, telur, dll.
13) Perishable Goods (PER)
Barang – barang yang diduga akan hancur dan busuk selama perjalanan sehingga dalam pemuatannya harus ada bahan pengawet supaya tahan lama dalam perjalanan / selama pengiriman. Contoh: buah – buahan, tumbuh – tumbuhan hidup, bunga, dll.
14) Dangerous When Wet
Barang – barang yang berbahaya dan mudah meledak bila basah atau lembab. Contoh: karbit.
15) Live Animal (AVI)
Pengangkutan hewan hidup lewat udara, seperti sapi, kuda, ikan hias, monyet, anjing, kucing, burung, dll.
16) Human Remains (HUM)
Pengangkutan jenazah manusia melalui udara baik jenazah utuh (jasad), sudah dikremasi / abu, dibalsem atau tidak dibalsem.


- Fungsi dan Kegunaan Dokumen

Fungsi dan kegunaan dokumen dapat diartikan dalam beberapa hal seperti :
a. Alat komunikasi.
b. Bukti dari apa yang kita kerjakan / lakukan.
c. Data pendukung apabila ada masalah.
d. Data pendukung untuk proses pengurusan kargo.

Dalam dunia penerbangan secara khusus bisnis kargo kelengkapan dan penataan dokumen sangat penting, termasuk didalamnya pelayanan handling yang dilakukan oleh warehouse operator, dan oleh karena itu dokumen yang telah selesai dikerjakan harus tertata (file) dengan rapi dan benar.
Dokumen pendukung dalam penanganan dan pelayanan handling kargo dapat diketahui beberapa hal :
(sumber : Materi Training PT. Gapura Angkasa Solo 2007)
1) Persiapan
(a). CBA ( cargo booking advice )
(b). PTI ( pemberitahuan tentang isi )
(c). BTB ( bukti timbang barang )
(d). SMU ( surat muatan udara )
(e). CN 38 ( pos )
(f). Shipper Declaration for Dangerous Goods
(g). Checklist for Dangerous Goods
(h). DB ( delivery bill )
(i). DRSC ( untuk kasir )/ Bordrel
(j). Pertelaan ( untuk kasir )
2) Out Going
(a). CBA ( cargo booking advice )
(b). CLP ( cargo load plan )
(c). SMU ( surat muatan udara )
(d). CN 38 ( pos )
(e). Checklist Buildup
(f). Manifest Cargo Outbond
(g). NOTOC ( Notification to Captain )
(h). DO ( delivery order ) penarikan kargo.
3) Incoming
(a). Manifest Cargo Inbound
(b). SMU ( surat muatan udara )
(c). NOA ( notice on arrival )
(d). DO ( delivery order )
(e). DB ( delivery bill )
(f). Surat Jalan
(g). DRSC ( untuk kasir )
(h). Pertelaan

- Pengertian dan Fungsi Jenis-Jenis Dokumen Kargo Domestik
(sumber : Materi Training PT. Gapura Angkasa Surabaya 2007)

1. Pengertian dan fungsi Surat Muatan Udara
Adalah tanda bukti transaksi tentang pengiriman barang melalui jasa angkutan udara untuk daerah Domestik antara pihak pengirim dengan pihak airlines operator yang mana masing-masing pihak sudah mengetahui tentang persyaratn atau ketentuan terhadap barang kiriman termasuk tanggung jawab dan sanksi masing-masing pihak.
AWB/SMU : harus dibuat sesuai dengan Rule Section 6.2, akurat dan lengkap didalam pengisisan semua kolom yang ada didalam AWB/SMU tersebut.
Airwaybill atau SMU dalah dokumen non-negotiable yang minimum terdiri dari 8 (delapan) copy yaitu:

a. Original 3 (yang berwarna biru)
yang diberikan kepada shipper dan berguna untuk :
1) Bukti penerimaan barang
2) Bukti tertulis dari perjanjian antara pengangkut dengan si pengirim, bagi sebuah kontrak pengangkutan.
b. Original 1 (yang berwarna hijau) dan diperuntukan bagi pengangkut dan berguna untuk penyelesaian accounting, juga sebagai bukti dari Kontrak Pengangkutan.
c. Original 2 (yang berwarna pink) yang diberikan kepada consignee (sipenerima barang). Original 2 ini akan menyertai barang kiriman sampai ditempat tujuan, selanjutnya akan diserahkan kepada Consignee
Sedangkan copy-copy lainnya, adalah copy dari original tersebut, dan sesuai dengan indikasi yang terdapat dibaris bawah. Jadi setiap airwaybill akan berisi paling tidak :
d. Original 3 untuk sipengirim
e. Original 1 dipruntukkan bagi carrier
f. Copy no.8 diperuntukkan bagi agent
g. Dokumentasi dari ongkos yang terjadi
h. Dokumentasi dari perubahan atas permintaan shipper (shipper`s right disposition).

Airwaybill atau SMU adalah cargo dokumen yang diterbitkan oleh carrier (pengangkut) atau agent yang dikuasakannya. Airwaybill atau SMU mempunyai fungsi bermacam-macam yang penting yaitu:
a. Bukti tertulis dari kesimpulan Contract pengangkut
b. Bukti dari penerimaan barang kiriman
c. Sebagai bukti penagihan ongkos kirim (jika CCX shippment)
d. Sertifikat asuransi dari barang kiriman
e. Sebagai acuan bagi pengangkut dalam melaksanakan pengiriman dan penyerahan barang kiriman ditempat tujuan.
f. Airwaybill diparaf oleh sipengirim, atau atas namanya dan
g. Jika sudah ditanda tangani oleh Pengangkut (carrier) atau oleh cargo agent atas nama sipengangkut yang telah disetujui oleh pengangkut
h. Airwaybill yang sudah dirubah ataupun dihapus tulisannya, tidak bisa diterima oleh carrier (pengangkut)
i. Validitas dari airwaybill tersebut akan berakhir ketika barang kiriman diserahkan kepada consignee ditempat tujuan.
Sesuai dengan Convensi Warsawa dan Hague Protocol, dan sesuai dengan syarat yang tertera dipersyaratan pengangkutan, maka sipengirim (shipper)lah yang akan menyiapkan penerbitan airwaybill atau SMU. Sipengirim bertanggung jawab atas kebenaran tentang hal yang berhubungan dengan kiriman barang yang ia tuliskan di airwaybill atau SMU, atau yang telah dituliskan atas nama sipengirim.
Sipengirim akan bertanggung jawab akan hal yang merugikan, atau merusakkan, yang diakibatkan karena kesalahan, ataupun ketidak benaran, ataupun kekurangan, untuk hal yang tertulis di airwaybill atau SMU. Meskipun penulisan tersebut tidak dilakukan oleh sipengirim sendiri, oleh agen yang dikuasakannya, atau orang lain yang dikuasakannya. Dengan ditanda tanganinya airwaybill atau SMU tersebut, sekaligus sipengirim setuju terhadap segala syarat pengiriman, yang tercantum dibelakang airwaybill atau SMU sebagai kontrak pengangkutan.
Perkataan Not Negotiable yang tercantum di airwaybill atau SMU berarti bahwa airwaybill atau SMU tersebut adalah bersifat langsung, dan bersifat non negotiable yang berbeda dengan Bill of Lading dari pengangkutan laut. Siapapun tidak boleh menerbitkan airwaybill atau SMU negotiable, sehingga siapapun tidak boleh menghilangkan perkataan “Not Negotiable” dari airwaybill tersebut.

2. Bukti Timbang Barang (BTB)
Formulir/Dokumen yang dikeluarkan oleh pihak pengangkut/Warehouse Operator, Sebagai bukti hasil dari penimbangan serta pengukuran dimensi barang/kargo yang akan dikirim
a. Fungsi BTB :
1. Keselamatan Penerbangan
2. Perhitungan Tarif
3. Batas Muat Dasaran ( Contact Area )
4. Penentuan Loading/Unloading Equipment.

3. Pemberitahuan Tentang Isi (PTI)
PTI adalah Formulir yang dipergunakan oleh Shipper/pengirim barang untuk enginstruksikan kepada pengangkut (Airlines) agar menerbitkan SMU/AWB, setelah dilakukan proses timbang barang serta dibuatkan BTB.
PTI berfungsi Menyediakan semua perincian data-data yang diperlukan untuk membuat atau enerbitkan Surat Muatan Udara (SMU).
a. Cara melengkapi PTI ada 11 kolom yang harus diisi oleh pengirim barang/cargo, kolom-kolom tersebut adalah :
1. Kolom NAMA PENGIRIM : diisi dengan nama
lengkap pengirim.
2. Kolom ALAMAT : diisi alamat lengkap pengirim barang
dengan mencantumkan nama kota dan nomor telepon
serta nomor faksimili jika ada.
1. Kolom NAMA PENERIMA : diisi dengan nama
lengkap penerima barang/cargo.
2. Kolom ALAMAT : diisi alamat lengkap penerima
barang dengan mencantumkan nama kota, nomor
telepon serta nomor faksimili jika ada.
3. Kolom NOMOR SMU : diisi dengan nomor SMU sesuai
dengan reservasi/pembukuan yang sudah dibuat.
4. Kolom JUMLAH :diisi dengan jumlah total koli dari
kiriman.
5. Kolom SATUAN : diisi dengan ara apa kiriman
tersebut dikemas/dipacking.
6. Kolom PENJELASAN ISI BARANG : harus diisi
dengan perincian dari kiriman tersebut,
contoh : 75 Pot bunga segar 4 Ekor ayam jago
7. Kolom BERAT : ditulis dengan berat kotor dari kiriman sebagai hasil proses penimbangan dalam satuan Kilogram ( Kg ).
8. Kolom JUMLAH BERAT : diisi dengan jumlah total berat dari kiriman.
9. Kolom TANGGAL DAN TANDA TANGAN : diisi dengan tanggal pada saat pengirim menandatangani PTI.

4. Delivery Bill (DB)
Tanda bukti pembayaran sewa gudang, baik inbound maupun outbound kargo.

- Persiapan Outgoing Kargo
(sumber : S.O.P PT. Gapura Angkasa Surabaya 2007)


1. Persiapan
a. Briefing, cek Log Book & Particular
b. Check schedule ETA / ETD / Type Aircraft / Registrasi / PIC / Parking Stand
c. Check Message In / Out / Irregularities / Reservasi Cargo
d. Check Cargo Cart / Gerobak dalam kondisi baik ( ban tidak kempes / lantai Cart tidak basah )
e. Cek / Menyiapkan formulir-formulir sbb. :
1) Cargo manifest domestik, cargo manifest master copy untuk internasional & amplop cargo manifest
2) Shipping Document
3) Shipper Letter of Instruction ( SLI )
4) Shipper Declaration for Dangerous Goods
5) Shipper Certificate for Live Animal Shipment
6) Cargo booking chart
7) Shipper Statement for Valuable Goods
8) Surat Pemberitahuan tentang Isi barang ( PTI )
9) Cargo Demage / Lost Report
10) Cargo Tracing ( Tracer ) Report
11) Pemberitahuan kedatangan barang
12) Cargo irregularity Report
13) Shipper statement for perishable shipment
14) NOTOC
15) Delivery order
16) Dll.
f. Cek & menyiapkan label-label
g. Melaporkan kepada koordinator / Supervisor / SQA tentang irregularity yang kedapatan di gudang.
h. Check space / load yang di release oleh freight space control ( Load Control / Ops )
i. Cek pembukuan cargo / mail.
j. Cek / memperhatikan prioritas kiriman, restriksi yang ada

2. Pelaksanaan (penerimaan)
a. Mail
1) Menerima serta menimbang
2) Check berat POS tidak boleh lebih dari 30-kg / koli
3) Kalau lebih ditolak sebagai kiriman POS & dikenakan biaya Cargo Umum ( issued SMU )
4) Cek dokumen AV-7 dan masukkan dalam menifest berdasarkan :
(a). Pos biasa
(b). Pos kilat
(c). Paket kilat
5) Membuat tanda terima
6) Menempatkan & mengatur POS sesuai dengan tujuan dan jenis.
b. Cargo Umum ( Domestik )
1) Menerima & menimbang barang kiriman
2) Mengisi form timbang barang & ukuran dengan lengkap
3) Cek pada dokumen ( SMU / SAB )
(a). Berat sesuai dengan aktual berat barang / volume
(b). Cocokan Chargeble weight
(c). Penulisannya benar & jelas
4) Check fisik barang & packing sesuai procedure ( standard / FIN014/98 )
5) Periksa label dan marking sesuai tujuan ( destination ) dan jenis barang
6) Membuat tanda terima pada copy SMU
7) Check PTI
8) Periksa surat karantina untuk pengiriman :
(a). Tumbuh-tumbuhan
(b). Buah-buahan
(c). Daging
(d). Binatang hidup
9) Periksa surat pernyataan pengiriman mengenai valuable shipment sesuai Cargo Manual 4.
10) Dalam menerima “ Human Remain “ diperlukan :
(a). Visum dokter
(b). Akte kematian
(c). Surat izin jalan dari pemerintah daerah
(d). Periksa keadaan peti jenasah
(e). Surat keterangan dari Kedutaan / Perwakilan Negara ( orang Asing )
11) Pengiriman yang tergolong dalam “ Dangerous Goods “ diperlukan :
(a). Shipper Certification / Dangerous Goods untuk Amunisi dan semacamnya
(b). Harus ada paking list yang disahkan oleh “ PINDAD “ ( Perindustrian Angkatan Darat )
12) Pengiriman “ Active Material “ harus ada paking list yang disahkan oleh “ BATAN “ ( Badan Tenaga Atom Nasional )
13) Dalam penerimaan barang kiriman selalu cek Reservasi / Space Load
14) Menempatkan dan mengatur barang sesuai dengan tujuan, jenis, ukuran & berat
15) Menyiapkan barang yang akan diberangkatkan sesuai premanifest cargo :
(a). Reservasi / space load
(b). Prioritasnya ( build – Up )
16) Membuat manifest cargo ( surat muatan )
17) Membuat traffic slip & NOTOC untuk dilaporkan kepada Operation / Load Control dengan tanda terima
18) Memasukkan dokumen cargo ke dalam tas ( Board – Tas )
19) Mengawasi barang kiriman sejak dari gudang sampai dimuat ke dalam pesawat
20) Memasukkan flight bag cargo ke dalam pesawat ( ditempatkan pada cabin door side dan melaporkannya kepada Cabin One )
21) Melaporkan / menyampaikan kepada PIC, apabila ada barang kiriman khusus dengan membuat Form Receipt for Special Consignments

- Persiapan Incoming Kargo

1. Persiapan
a. Briefing, cek log book & particular
b. Cek schedule ETA, Parking Stand & Type Pesawat
c. Cek msg. / telek yang masuk / irregularities
d. Cek keadaan gudang & peralatan pendukung yang lain dalam kondisi baik.
e. Cek / menyiapkan formulir-formulir sbb.:
1) Cargo demage / lost report
2) Cargo tracing ( tracer ) report
3) Pemberitahuan kedatangan barang
4) Cargo irregularity report

2. Pelaksanaan
a. Mengambil Flt-Bag cargo dari pesawat
b. Memeriksa cargo manifest, bila ada hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian segera ( barang kiriman khusus, transit )
c. Mengawasi barang kiriman dari pesawat sampai gudang
d. Cek dokumen ( SMU / AWB, AV-7, Cargo Manifest )
e. Cek phisik incoming cargo / pos sesuai dengan dokumen cargo / manifest
f. Membuat pembukuan barang masukdan mencatat irregularities ( kekurangan, kerusakan )
g. Dalam setiap penerimaan barang harus dilengkapi dengan dokumen, apabila dokumen tidak ada, barang tersebut harus ditahan / disimpan sampai penyelesaian dokumennya
h. Membuat Delivery Order ( DO ) untuk serah terima barang.







4 comments:

  1. bisa minta contoh surat kontrak airline dengan GSA.... thanks

    ReplyDelete
  2. artikel yang bagus dan sangat bermanfaat...
    trims, di tunggu artikel lainnya .......

    ReplyDelete
  3. bisa mnta contact person buat booking SMU dong ??? tau bisa join buat kirim barang tapi harga standar donk

    ReplyDelete
  4. Bungsu YansNovember CONTACK PERSON BOOKING SMU : 082111222338 / 021 70103123

    ReplyDelete